Chrome
Firefox
Edge
Tải nhiều tài liệu pháp lý cùng một lúc
Nếu bạn làm trong lĩnh vực kế toán, ghi sổ sách, luật, hay làm công chứng viên, bạn hẳn đã quá quen. Một khách hàng chỉ bạn đến một cổng đăng ký doanh nghiệp, một cổng thông tin tòa án, hay một trang hồ sơ công khai, và ở đó chúng nằm sẵn: hàng chục tài liệu mà bạn cần. Báo cáo tài chính, điều lệ thành lập, hồ sơ khai thuế, giấy tờ sở hữu, báo cáo thường niên. Tất cả ngay trước mắt bạn, và tất cả đều được đưa ra từng cái một.
Tôi đã dành nhiều năm mở từng tệp, lưu lại, quay ra, mở tệp tiếp theo, rồi lặp lại như thế cho đến khi cổ tay đau nhức và sự kiên nhẫn cạn kiệt. Vì vậy tôi muốn chia sẻ một điều đã thay đổi cách tôi xử lý phần công việc này trong ngày.
Vấn đề thật sự với hồ sơ công khai
Điều khó chịu ở tài liệu pháp lý không phải là chúng khó tìm. Hầu hết đều công khai và ngay trước mắt. Vấn đề là cách chúng được đưa cho bạn.
Các cổng đăng ký và cổng thông tin gần như không bao giờ cho bạn lấy tất cả cùng một lúc. Mỗi tài liệu là một liên kết riêng, một cú nhấp riêng, một hộp thoại lưu riêng. Khi bạn cần mười lăm hay hai mươi tệp cho một công ty, con số đó cộng lại rất nhanh. Và khi bạn kiểm tra vài công ty trong một ngày, nó ngốn mất hàng giờ thật sự.
Còn có cả vấn đề trí nhớ nữa. Khi bạn nhấp qua từng tệp một, rất dễ bỏ sót một cái. Bạn tưởng đã lấy đủ, rồi một tuần sau nhận ra bản thỏa thuận cổ đông chưa bao giờ vào thư mục. Thế là bạn lại quay lại cổng thông tin, đi tìm.
Bây giờ tôi làm thế nào
Tôi dùng một tiện ích mở rộng trình duyệt tên là Download All Files. Nó chạy trên Chrome và Firefox, và thật lòng thì tôi mất vài phút để làm quen. Giờ thì tôi sẽ không quay lại cách cũ.
Đây là những gì nó làm. Khi tôi mở một trang đầy tài liệu, tôi nhấp vào tiện ích. Nó quét trang và liệt kê mọi tệp mà nó tìm thấy. Rồi tôi nhấp tải xuống. Chỉ vậy thôi. Hai cú nhấp và cả bộ tài liệu nằm gọn trong thư mục của tôi.
Tôi có thể chọn tất cả, hoặc lọc theo loại nếu chỉ muốn các tệp PDF và bỏ qua hình ảnh. Với công việc pháp lý, bộ lọc đó rất tiện. Đôi khi một trang đăng ký lộn xộn với logo và biểu ngữ, còn tôi chỉ quan tâm đến chính những tài liệu.
Vì sao nó hợp với công việc pháp lý và tài chính
Có vài điều khiến nó phù hợp với loại công việc này.
Thứ nhất, nó kỹ lưỡng. Vì nó liệt kê mọi tệp trên trang, tôi ít có khả năng quên một cái hơn nhiều. Tôi có thể nhìn danh sách, tích vào những gì mình cần, và biết mình đã có đủ bộ.
Thứ hai, nó nhanh. Việc trước đây tốn hai mươi phút nhấp chuột giờ chỉ mất chưa đầy một phút. Nhân con số đó lên trong một tuần bận rộn và bạn lấy lại được thời gian thật sự.
Thứ ba, nó tôn trọng quyền riêng tư, điều quan trọng khi bạn xử lý những hồ sơ nhạy cảm. Nó chỉ chạy khi tôi mở nó. Không có hoạt động nền nào theo dõi những gì tôi làm, và nó không đổi tên hay thay đổi các tệp. Thứ nó tải về là tài liệu gốc, nguyên vẹn, giúp mọi thứ trong hồ sơ của bạn luôn sạch sẽ.
Nó cũng cho tôi lưu mỗi đợt vào một thư mục riêng, nên tệp của khách hàng này không bao giờ lẫn với tệp của khách hàng khác.
Một công cụ nhỏ, một khác biệt thật sự
Tôi thường không phải kiểu người hào hứng với các tiện ích bổ sung cho trình duyệt. Nhưng cái này đã giải quyết một công việc buồn tẻ, lặp đi lặp lại đang âm thầm rút cạn thời gian của tôi. Nếu công việc của bạn liên quan đến việc tải hàng loạt tài liệu công khai của doanh nghiệp, nó đáng để thử.
Việc nhấp chuột chưa bao giờ là phần khó trong công việc của tôi. Nó chỉ là phần giữ tôi cách xa công việc thật sự. Giờ thì nó gần như biến mất, và tôi không hề nhớ nó.
