Pobieranie wielu dokumentów prawnych naraz

Jeśli pracujesz w księgowości, rachunkowości, w prawie albo jako notariuszka, dobrze znasz ten schemat. Klientka wysyła cię do rejestru firm, portalu sądowego albo strony z publicznymi dokumentami i tam one są: dziesiątki plików, których potrzebujesz. Sprawozdania finansowe, akty założycielskie, deklaracje podatkowe, wpisy o własności, raporty roczne. Wszystko tuż przed tobą i wszystko udostępniane pojedynczo.

Przez lata otwierałam każdy plik, zapisywałam go, wracałam, otwierałam następny i powtarzałam to, aż bolał mnie nadgarstek, a cierpliwość się kończyła. Dlatego chcę podzielić się czymś, co zmieniło sposób, w jaki radzę sobie z tą częścią dnia.

Prawdziwy problem z rejestrami publicznymi

Kłopotliwe w dokumentach prawnych nie jest to, że trudno je znaleźć. Większość jest publiczna i na widoku. Problem polega na tym, jak są ci podawane.

Rejestry i portale prawie nigdy nie pozwalają pobrać wszystkiego za jednym razem. Każdy dokument to osobny link, osobne kliknięcie, osobne okno zapisu. Kiedy dla jednej firmy potrzebujesz piętnastu czy dwudziestu plików, to szybko się sumuje. A gdy w ciągu dnia sprawdzasz kilka firm, zjada to naprawdę wiele godzin.

Jest też problem z pamięcią. Kiedy klikasz plik po pliku, łatwo któryś przeoczyć. Myślisz, że masz wszystkie, a tydzień później orientujesz się, że umowa wspólników nigdy nie trafiła do folderu. I znów jesteś na portalu, szukając.

Jak robię to teraz

Używam rozszerzenia przeglądarki o nazwie Download All Files. Działa w Chrome i Firefoksie i szczerze mówiąc, potrzebowałam kilku minut, żeby się z nim oswoić. Teraz już bym nie wróciła.

Oto co robi. Kiedy otwieram stronę pełną dokumentów, klikam rozszerzenie. Skanuje stronę i wypisuje każdy plik, jaki znajdzie. Potem klikam pobierz. I tyle. Dwa kliknięcia i cały zestaw ląduje w moim folderze.

Mogę zaznaczyć wszystko albo filtrować według typu, jeśli chcę tylko pliki PDF, a obrazy pominąć. W pracy prawniczej ten filtr się przydaje. Czasem strona rejestru jest zabałaganiona logo i banerami, a mnie interesują wyłącznie właściwe dokumenty.

Dlaczego pasuje do pracy prawnej i finansowej

Kilka rzeczy sprawia, że dobrze sprawdza się przy tego rodzaju zadaniach.

Po pierwsze, jest dokładne. Ponieważ wypisuje każdy plik na stronie, dużo trudniej mi o którymś zapomnieć. Mogę spojrzeć na listę, zaznaczyć to, czego potrzebuję, i mieć pewność, że mam komplet.

Po drugie, jest szybkie. To, co kiedyś zajmowało dwadzieścia minut klikania, teraz trwa mniej niż minutę. Pomnóż to przez ruchliwy tydzień, a odzyskujesz naprawdę sporo czasu.

Po trzecie, szanuje prywatność, co ma znaczenie, gdy masz do czynienia z wrażliwymi dokumentami. Uruchamia się tylko wtedy, gdy je otworzę. Nie ma żadnej aktywności w tle, która śledziłaby, co robię, i nie zmienia nazw ani samych plików. To, co pobiera, to oryginalny dokument, nienaruszony, dzięki czemu wszystko pozostaje czyste w twojej dokumentacji.

Pozwala mi też zapisać każdą partię do osobnego folderu, więc pliki jednej klientki nigdy nie mieszają się z plikami innej.

Małe narzędzie, prawdziwa różnica

Zwykle nie należę do osób, które ekscytują się dodatkami do przeglądarki. Ale to rozwiązało nudne, powtarzalne zadanie, które po cichu pochłaniało mój czas. Jeśli twoja praca polega na masowym pobieraniu publicznych dokumentów firmowych, warto je wypróbować.

Klikanie nigdy nie było trudną częścią mojej pracy. Było tylko tą częścią, która trzymała mnie z dala od prawdziwej roboty. Teraz w większości zniknęło i wcale za nim nie tęsknię.

Alice

Odkrywa narzędzia produktywności i szuka mądrzejszych sposobów pracy każdego dnia.