複数の法的書類を一度にまとめて取得する

会計、経理、法律の仕事をしている方、あるいは公証人をしている方なら、もうお分かりでしょう。クライアントから企業登記簿や裁判所のポータル、公開されている届出ページへ案内され、そこには必要な書類が何十件も並んでいます。財務諸表、定款、税務申告書、所有権記録、年次報告書。すべて目の前にあるのに、どれも一つずつしか受け取れないのです。

私は長年、ファイルを一つずつ開いては保存し、戻ってまた次を開き、それを手首が痛くなり忍耐が尽きるまで繰り返してきました。だからこそ、一日のこの部分への向き合い方を変えてくれたものを、みなさんに紹介したいのです。

公開記録の本当の問題

法的書類のやっかいなところは、見つけにくいことではありません。ほとんどは公開されていて、はっきりと目の前にあります。問題は、その渡され方なのです。

登記簿やポータルは、一度にまとめて取得させてくれることがほとんどありません。それぞれの書類が個別のリンクであり、個別のクリックであり、個別の保存ダイアログです。一つの会社について15件も20件もファイルが必要になると、それはあっという間に積み重なります。そして一日に何社も調べていると、それが本当に何時間も奪っていきます。

さらに記憶の問題もあります。ファイルを一つずつクリックしていくと、一つ見落とすことは簡単に起きます。全部そろえたつもりでも、一週間後に株主間契約書がフォルダに入っていなかったことに気づくのです。そしてまたポータルに戻り、探し回ることになります。

今のやり方

私は Download All Files というブラウザ拡張機能を使っています。Chrome と Firefox で動き、正直なところ慣れるまで数分かかりました。今ではもう元には戻れません。

何をしてくれるのかというと、こうです。書類だらけのページを開いて拡張機能をクリックします。すると、ページを読み取って見つけたファイルをすべて一覧にしてくれます。あとはダウンロードをクリックするだけ。それだけです。二回のクリックで、一式まるごとフォルダに収まります。

すべてを選ぶこともできますし、PDFだけが欲しくて画像は飛ばしたいときは種類で絞り込むこともできます。法律の仕事では、この絞り込みが便利です。登記簿のページがロゴやバナーで散らかっていて、本当に必要なのは書類だけ、ということがよくあるからです。

なぜ法律・財務の仕事に合うのか

この種の仕事に向いている理由がいくつかあります。

まず、徹底しています。ページ上のすべてのファイルを一覧にしてくれるので、一つ忘れてしまう可能性がぐっと下がります。一覧を見て必要なものにチェックを入れれば、一式そろったと確信できます。

次に、速いです。以前は20分もクリックにかかっていたことが、今では1分もかかりません。それを忙しい一週間で掛け合わせれば、本当の時間が戻ってきます。

三つめに、プライバシーを尊重してくれます。これは機密性の高い記録を扱うときに大切なことです。私が開いたときにだけ動きます。私の行動を見張るような裏での動作はなく、ファイルの名前を変えたり中身を書き換えたりもしません。ダウンロードされるのは元の書類そのままで、手つかずなので、記録がきれいに保たれます。

さらに、各まとまりを別々のフォルダに保存できるので、あるクライアントのファイルが別のクライアントのものと混ざることもありません。

小さな道具、確かな違い

私はふだん、ブラウザのアドオンに胸を躍らせるようなタイプではありません。でもこれは、静かに私の時間を削っていた退屈で繰り返しの多い作業を解決してくれました。もしあなたの仕事が、公開されている企業書類をまとめて取得することを含むなら、試してみる価値があります。

クリックは私の仕事の難しい部分だったことは一度もありません。ただ、本当の仕事から私を遠ざける部分だっただけです。今ではそれもほとんどなくなり、少しも恋しくありません。

Alice

生産性ツールを探求し、より賢く働く方法を日々見つけています。