Ottenere più documenti legali in una sola volta

Se lavori nella contabilità, nella tenuta dei libri, nel diritto o come notaia, conosci già la trafila. Una cliente ti manda su un registro delle imprese, un portale giudiziario o una pagina di atti pubblici, ed eccoli lì: decine di documenti che ti servono. Bilanci, atti costitutivi, dichiarazioni dei redditi, visure di proprietà, relazioni annuali. Tutto davanti a te, e tutto offerto uno alla volta.

Ho passato anni ad aprire ogni file, salvarlo, tornare indietro, aprire il successivo e ripetere il tutto finché non mi faceva male il polso e finiva la pazienza. Per questo voglio condividere qualcosa che ha cambiato il modo in cui gestisco questa parte della mia giornata.

Il vero problema con i registri pubblici

La cosa complicata dei documenti legali non è che siano difficili da trovare. La maggior parte è pubblica e ben in vista. Il problema è come ti vengono forniti.

I registri e i portali quasi mai ti lasciano prendere tutto in una volta. Ogni documento è un link a sé, un clic a sé, una finestra di salvataggio a sé. Quando ti servono quindici o venti file per una sola azienda, la cosa si accumula in fretta. E quando controlli diverse aziende in un giorno, ti mangia ore vere.

C’è anche il problema della memoria. Quando clicchi file per file, è facile dimenticarne uno. Pensi di averli presi tutti, poi una settimana dopo ti accorgi che il patto tra soci non è mai finito nella cartella. E rieccoti sul portale, a cercarlo.

Come faccio adesso

Uso un’estensione del browser che si chiama Download All Files. Funziona su Chrome e Firefox e, sinceramente, mi ci sono voluti pochi minuti per prenderci la mano. Ora non tornerei indietro.

Ecco cosa fa. Quando apro una pagina piena di documenti, clicco sull’estensione. Analizza la pagina ed elenca ogni file che trova. Poi clicco su scarica. Ecco fatto. Due clic e l’intero blocco atterra nella mia cartella.

Posso selezionare tutto, oppure filtrare per tipo se voglio solo i PDF e saltare le immagini. Per il lavoro legale, quel filtro è comodo. A volte una pagina di registro è ingombra di loghi e banner, e a me interessano solo i documenti veri e propri.

Perché si adatta al lavoro legale e finanziario

Alcune cose la rendono adatta a questo tipo di lavoro.

Primo, è accurata. Poiché elenca ogni file della pagina, è molto più difficile che ne dimentichi uno. Posso guardare l’elenco, spuntare ciò che mi serve e sapere di avere il gruppo completo.

Secondo, è veloce. Quello che prima richiedeva venti minuti di clic ora richiede meno di un minuto. Moltiplicalo su una settimana intensa e ti ritrovi tempo vero.

Terzo, rispetta la privacy, cosa che conta quando maneggi documenti sensibili. Funziona solo quando la apro. Non c’è nessuna attività in background che osserva ciò che faccio, e non rinomina né altera i file. Ciò che scarica è il documento originale, intatto, e questo mantiene tutto in ordine per i tuoi archivi.

Mi permette anche di salvare ogni gruppo nella sua cartella, così i file di una cliente non si mescolano mai con quelli di un’altra.

Un piccolo strumento, una vera differenza

Di solito non sono il tipo che si entusiasma per i componenti aggiuntivi del browser. Ma questo ha risolto un compito noioso e ripetitivo che in silenzio mi stava prosciugando il tempo. Se il tuo lavoro comporta scaricare in blocco documenti pubblici delle aziende, vale la pena provarlo.

Cliccare non è mai stata la parte difficile del mio lavoro. Era solo la parte che mi teneva lontana dal lavoro vero. Ora è quasi sparita, e non mi manca.

Alice

Esplorare strumenti di produttività e trovare modi più intelligenti per lavorare ogni giorno.