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Récupérer plusieurs documents juridiques d'un seul coup
Si vous travaillez dans la comptabilité, la tenue de livres, le droit ou comme notaire, vous connaissez déjà la chanson. Une cliente vous envoie sur un registre du commerce, un portail judiciaire ou une page de dossiers publics, et les voilà : des dizaines de documents dont vous avez besoin. Bilans, statuts de constitution, déclarations fiscales, actes de propriété, rapports annuels. Tout est là, sous vos yeux, et tout vous est proposé un par un.
J’ai passé des années à ouvrir chaque fichier, à l’enregistrer, à revenir en arrière, à ouvrir le suivant, et à répéter cela jusqu’à ce que mon poignet me fasse mal et que ma patience s’épuise. Alors je veux partager quelque chose qui a changé ma façon de gérer cette partie de ma journée.
Le vrai problème des registres publics
Ce qui est délicat avec les documents juridiques, ce n’est pas qu’ils sont difficiles à trouver. La plupart sont publics et bien en vue. Le problème, c’est la manière dont ils vous sont servis.
Les registres et les portails ne vous laissent presque jamais tout récupérer d’un coup. Chaque document est son propre lien, son propre clic, sa propre boîte de dialogue d’enregistrement. Quand vous avez besoin de quinze ou vingt fichiers pour une seule société, cela s’accumule vite. Et quand vous vérifiez plusieurs sociétés dans une journée, cela mange de vraies heures.
Il y a aussi le problème de mémoire. Quand vous cliquez fichier par fichier, il est facile d’en oublier un. Vous pensez les avoir tous, puis une semaine plus tard vous réalisez que le pacte d’associés n’est jamais arrivé dans le dossier. Vous voilà de retour sur le portail, à chercher.
Comment je m’y prends maintenant
J’utilise une extension de navigateur qui s’appelle Download All Files. Elle fonctionne sur Chrome et Firefox, et honnêtement il m’a fallu quelques minutes pour m’y sentir à l’aise. Maintenant, je ne reviendrais pas en arrière.
Voici ce qu’elle fait. Quand j’ouvre une page pleine de documents, je clique sur l’extension. Elle analyse la page et liste chaque fichier qu’elle trouve. Ensuite je clique sur télécharger. C’est tout. Deux clics, et tout l’ensemble atterrit dans mon dossier.
Je peux tout sélectionner, ou filtrer par type si je ne veux que les PDF et laisser les images de côté. Pour le travail juridique, ce filtre est bien pratique. Parfois une page de registre est encombrée de logos et de bannières, et seuls les vrais documents m’intéressent.
Pourquoi elle convient au travail juridique et financier
Plusieurs choses en font un bon choix pour ce genre de tâche.
D’abord, elle est minutieuse. Comme elle liste chaque fichier de la page, j’ai beaucoup moins de risques d’en oublier un. Je peux regarder la liste, cocher ce dont j’ai besoin, et savoir que j’ai l’ensemble complet.
Ensuite, elle est rapide. Ce qui prenait vingt minutes de clics prend désormais moins d’une minute. Multipliez ça sur une semaine chargée et vous récupérez un vrai temps.
Enfin, elle respecte la confidentialité, ce qui compte quand on manipule des dossiers sensibles. Elle ne s’exécute que lorsque je l’ouvre. Aucune activité en arrière-plan qui surveille ce que je fais, et elle ne renomme ni ne modifie les fichiers. Ce qu’elle télécharge, c’est le document original, intact, ce qui garde tout propre pour vos archives.
Elle me permet aussi d’enregistrer chaque lot dans son propre dossier, si bien que les fichiers d’une cliente ne se mélangent jamais avec ceux d’une autre.
Un petit outil, une vraie différence
Je ne suis pas du genre à m’enthousiasmer pour les modules de navigateur. Mais celui-ci a résolu une tâche ennuyeuse et répétitive qui grignotait mon temps en silence. Si votre travail consiste à récupérer des documents d’entreprises publics en masse, il vaut la peine d’être essayé.
Cliquer n’a jamais été la partie difficile de mon travail. C’était juste la partie qui me tenait éloignée du vrai travail. Maintenant elle a presque disparu, et elle ne me manque pas.
