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Mehrere Rechtsdokumente auf einmal herunterladen
Wenn Sie in der Buchhaltung, im Rechnungswesen, in der Rechtsbranche oder als Notarin arbeiten, kennen Sie das schon. Eine Mandantin schickt Sie zu einem Handelsregister, einem Gerichtsportal oder einer öffentlichen Meldeseite, und da sind sie: Dutzende Dokumente, die Sie brauchen. Jahresabschlüsse, Gründungsurkunden, Steuererklärungen, Eigentumsnachweise, Geschäftsberichte. Alles liegt direkt vor Ihnen, und alles wird einzeln angeboten.
Ich habe Jahre damit verbracht, jede Datei einzeln zu öffnen, zu speichern, zurückzugehen, die nächste zu öffnen und das zu wiederholen, bis mein Handgelenk wehtat und meine Geduld am Ende war. Deshalb möchte ich etwas teilen, das verändert hat, wie ich diesen Teil meines Tages bewältige.
Das eigentliche Problem mit öffentlichen Registern
Das Knifflige an Rechtsdokumenten ist nicht, dass sie schwer zu finden wären. Die meisten sind öffentlich und liegen offen vor Ihnen. Das Problem ist, wie sie Ihnen bereitgestellt werden.
Register und Portale lassen Sie fast nie alles auf einmal herunterladen. Jedes Dokument ist ein eigener Link, ein eigener Klick, ein eigener Speicherdialog. Wenn Sie fünfzehn oder zwanzig Dateien für ein einziges Unternehmen brauchen, summiert sich das schnell. Und wenn Sie an einem Tag mehrere Unternehmen prüfen, kostet das echte Stunden.
Dann gibt es noch das Erinnerungsproblem. Wenn Sie sich Datei für Datei durchklicken, übersehen Sie leicht eine. Sie denken, Sie haben alle, und eine Woche später merken Sie, dass der Gesellschaftervertrag nie im Ordner gelandet ist. Jetzt sind Sie wieder auf dem Portal und suchen.
Wie ich es heute mache
Ich nutze eine Browsererweiterung namens Download All Files. Sie funktioniert unter Chrome und Firefox, und ehrlich gesagt habe ich ein paar Minuten gebraucht, um mich damit anzufreunden. Jetzt möchte ich nicht mehr zurück.
So funktioniert es. Wenn ich eine Seite voller Dokumente öffne, klicke ich auf die Erweiterung. Sie durchsucht die Seite und listet jede Datei auf, die sie findet. Dann klicke ich auf Herunterladen. Das war’s. Zwei Klicks, und der ganze Satz landet in meinem Ordner.
Ich kann alles auswählen oder nach Typ filtern, wenn ich nur die PDFs will und die Bilder überspringen möchte. Für die juristische Arbeit ist dieser Filter praktisch. Manchmal ist eine Registerseite voll mit Logos und Bannern, und mich interessieren nur die eigentlichen Dokumente.
Warum es zur juristischen und finanziellen Arbeit passt
Ein paar Dinge machen es zu einer guten Wahl für diese Art von Aufgabe.
Erstens ist es gründlich. Weil es jede Datei auf der Seite auflistet, vergesse ich viel seltener eine. Ich kann die Liste ansehen, ankreuzen, was ich brauche, und weiß, dass ich den vollständigen Satz habe.
Zweitens ist es schnell. Was früher zwanzig Minuten Klicken gebraucht hat, dauert jetzt unter einer Minute. Rechnen Sie das über eine geschäftige Woche hoch, und Sie bekommen echte Zeit zurück.
Drittens respektiert es die Privatsphäre, was wichtig ist, wenn man mit sensiblen Unterlagen umgeht. Es läuft nur, wenn ich es öffne. Es gibt keine Hintergrundaktivität, die beobachtet, was ich tue, und es benennt oder verändert die Dateien nicht. Was es herunterlädt, ist das Originaldokument, unverändert, sodass für Ihre Unterlagen alles sauber bleibt.
Außerdem kann ich jeden Stapel in seinen eigenen Ordner speichern, sodass die Dateien einer Mandantin nie mit denen einer anderen vermischt werden.
Ein kleines Werkzeug, ein echter Unterschied
Normalerweise bin ich nicht der Typ, der sich für Browser-Add-ons begeistert. Aber dieses hier hat eine stumpfe, sich wiederholende Aufgabe gelöst, die mir still und leise meine Zeit geraubt hat. Wenn Ihre Arbeit darin besteht, öffentliche Unternehmensdokumente in großen Mengen abzurufen, ist es einen Versuch wert.
Das Klicken war nie der schwierige Teil meiner Arbeit. Es war nur der Teil, der mich von der eigentlichen Arbeit abhielt. Jetzt ist er größtenteils weg, und ich vermisse ihn nicht.
